Manual de Funciones Junta Directiva Asociacion de Padres Liceo La Presentacion 2025-2027

Manual de Funciones

Capítulo I: Misión y Principios Fundamentales de la Junta

Misión de la Junta:

Ser el motor estratégico que garantiza el bienestar integral, la salud emocional y la formación de la comunidad educativa del Liceo La Presentación. Actuamos como un puente transparente, proactivo y eficiente entre las familias y la institución.

Principios de Actuación (Para todos los Miembros):

1. Corresponsabilidad: El éxito o fracaso del plan estratégico es de toda la Junta.

2. Transparencia Activa: No solo respondemos preguntas; publicamos proactivamente la información (financiera y de gestión).

3. Ejecución (Art. 27): Nuestra labor principal es ejecutar el plan de trabajo. Todos los miembros deben liderar o pertenecer activamente a un comité.

4. Cumplimiento Estatutario: Todas las acciones deben estar alineadas con los estatutos y la ley.

Capítulo II: Funciones del Órgano Administrativo

1. Presidente (Oscar Dario Jimenez Romero)

Misión del Cargo:

Liderar la visión estratégica, ejercer la representación legal de la Asociación y asegurar la unidad y el cumplimiento de los objetivos misionales.

Reporta a: Asamblea General de Delegados.

Coordina a: Junta Directiva.

Objetivos Estratégicos:

• Garantizar el 100% del cumplimiento legal y estatutario de la Asociación.

• Actuar como el principal interlocutor con las directivas del Liceo y liderar la implementación de la Ley 2460 (Salud Mental).

• Presidir una Junta Directiva eficiente, estratégica y enfocada en la ejecución.

Funciones Detalladas:

• Representación Legal: Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la Asociación. Firmar contratos y convenios, previa autorización de la Junta.

• Dirección: Convocar y presidir todas las sesiones de la Junta Directiva y la Asamblea General.

• Autorización Financiera: Ser el titular principal de la cuenta bancaria. Firmar (mancomunadamente con Tesorería y Fiscal) todo egreso y orden de pago.

• Gestión de Alianzas y Relacionamiento Institucional: Ser el interlocutor oficial y principal con la Rectoría del Liceo para velar por el cumplimiento del Proyecto Educativo Institucional (PEI) (Objetivo B.3 ). Además, liderar la búsqueda y formalización de alianzas estratégicas de alto nivel (universidades, sector salud, empresas) para apalancar los nuevos programas de Orientación Vocacional (Art. 7) y Beneficios para Asociados (Art. 35)

• Informes: Rendir informes de labores de la Junta en cada reunión y ante la Asamblea General.

2. Vicepresidente (Herbert Pavel Cely Saidiza)

Misión del Cargo:

Actuar como el Director de Operaciones (COO) de la Junta, asegurando que el plan estratégico se ejecute a tiempo, y coordinando la labor de los comités de trabajo.

Objetivos Estratégicos:

• Garantizar la ejecución del 100% del plan de trabajo (Art. 27c).

• Dinamizar y activar a los comités, asegurando que todos los miembros de la Junta participen activamente.

• Asumir la suplencia total del Presidente en su ausencia.

Funciones Detalladas:

• Suplencia: Reemplazar al Presidente en sus ausencias temporales o definitivas con plenas facultades.

• Coordinación de Comités: Ser el supervisor directo de los Vocales y los comités. Realizar seguimiento semanal o quincenal a las tareas asignadas para garantizar su avance.

• Gestión de Proyectos: Supervisar la ejecución de los proyectos estratégicos delegados a los comités (Ej: Orientación Vocacional, Campañas de Beneficios etc).

• Plan de Trabajo: Liderar la consolidación y redacción del Plan de Trabajo anual de la Junta, basado en los programas de los comités (Art. 27c).

• Resolución de Conflictos: Actuar como mediador principal en los comités para destrabar cuellos de botella.

3. Secretaria (Leidy Constanza Rico Silva)

Misión del Cargo:

Garantiza la integridad, precisión y legalidad de toda la documentación.

Coordina con: Todos los miembros de la Junta (especialmente Tesorería).

Objetivos Estratégicos:

• Garantizar el 100% de cumplimiento en la gestión documental legal (Libros, Actas).

• Implementar y administrar la estrategia de comunicaciones digitales (Art. 19).

• Mantener la base de datos de asociados (CRM) 100% actualizada.

Funciones Detalladas:

A. Gestión Corporativa y de Fe Pública:

• Actas: Elaborar las actas de todas las reuniones de Junta Directiva y Asamblea General, registrando fielmente las decisiones y debates.

• Quórum y Votaciones: Llamar a lista, verificar el quórum legal y registrar los resultados de todas las votaciones.

• Custodia de Libros: Llevar, custodiar y mantener actualizados el Libro de Actas y el Libro de Registro de Asociados, debidamente registrados.

• Archivo y Legalidad: Organizar el archivo físico y digital. Preparar y radicar los documentos (Acta N° 054, nombramientos) ante la Cámara de Comercio y la Gobernación.

B. Gestión de Comunicaciones (Art. 19):

Canales Oficiales: Administrar activamente los correos asopadres@asopadresliceolapresentacionsog.com

• y asopadresliceopresentacion01@gmail.com, así como los canales de WhatsApp oficiales.

• Convocatorias: Redactar y enviar las convocatorias a todas las reuniones, asegurando que cumplan los plazos estatutarios.

• Comunicaciones Externas: Redactar cartas, comunicados de prensa y boletines para la comunidad.

• Correspondencia: Recibir, radicar, responder y archivar toda la correspondencia recibida y enviada.

C. Gestión de Asociados (Base de Datos):

• Formularios: Administrar el formulario de afiliación digital.

• Actualización (CRM): Recibir los formularios y, en coordinación con Tesorería, actualizar la base de datos central (CRM) marcando el estado de cada asociado (Activo/Inactivo).

• Carnetización: Ejecutar la generación y entrega de los Carnés de Asociado Activo (digitales o físicos) a los miembros al día (Art. 35).

• Soporte: Atender las solicitudes de los asociados (certificados, actualización de datos).

4. Tesorera (Diana Liseth Mesa Pérez)

Misión del Cargo:

Custodiar la salud financiera, la transparencia y la sostenibilidad económica de la Asociación, asegurando que cada recurso se invierta de acuerdo con el presupuesto y los estatutos.

Encargada de informes Coordina con Secretaria (para afiliados), Vocales (para presupuestos de comités), Fiscal (para control).

Garantizar el 100% de transparencia financiera y cero hallazgos del Fiscal.

Optimizar el recaudo de cuotas de afiliación (Art. 35).

Asegurar la viabilidad financiera de todos los proyectos del Plan de Trabajo.

Funciones Detalladas:

• Presupuesto: Liderar la elaboración del presupuesto anual de rentas y gastos y presentarlo a la Junta para su estudio (Art. 27f, 27o).

• Contabilidad: Llevar y custodiar los Libros de Contabilidad (Diario, Mayor, Inventarios y Balances).

• Gestión Bancaria: Administrar la cuenta de ahorros (Banco Caja Social) y ser co-firmante de todo egreso.

• Recaudo y Conciliación: Recibir y conciliar diariamente los pagos de cuotas de afiliación.

• Informar a Secretaría: Enviar un reporte periódico (idealmente diario) a la Secretaria con la lista de asociados que han pagado, para activar su afiliación y carné.

• Pagos y Egresos: Preparar y firmar (junto con Presidente y Fiscal) todos los pagos a proveedores o reembolsos.

• Informes Financieros: Preparar un informe de flujo de caja para cada reunión de Junta y el balance general anual para la Asamblea.

5. Vocales (Leidy Jazmín Lara Bello y Derly Xiomara Rodríguez López)

Misión del Cargo:

Ser la fuerza de ejecución de la Junta. Son los Líderes de Proyecto que transforman la estrategia en acciones tangibles, liderando los comités y movilizando a la comunidad.

Funciones Detalladas (Asignación sugerida basada en nuevos estatutos):

Vocal 1 (Leidy Lara): Coordinadora de Formación y Bienestar (Art. 7, Ley 2460).

• Liderar el Comité de Formación: Diseñar y ejecutar el plan de "Escuela de Padres", con énfasis en los nuevos temas estatutarios: salud emocional, crianza y cultura digital.

• Gestionar Orientación Vocacional: Ejecutar el programa de orientación vocacional para grados 9° a 11°, buscando los profesionales y aliados necesarios.

• Enlace de Bienestar: Apoyar al Presidente en las iniciativas del Comité de Salud Mental (Ley 2460).

Vocal 2 (Derly Rodríguez): Coordinadora de Beneficios y Comunidad (Art. 34, 35).

• Liderar el Comité de Beneficios: Buscar activamente, negociar y cerrar los convenios, descuentos y servicios aliados para los asociados activos.

• Liderar Campañas de Afiliación: Diseñar y ejecutar las "campañas de participación" (eventos, ferias, testimonios) para motivar la afiliación.

• Gestión de Eventos: Organizar los eventos de integración familiar y los sorteos o reconocimientos para los asociados.

Capítulo III: Órgano de Control

6. Fiscal (Jose Manuel Castillo Castillo)

Misión del Cargo:

Ejercer el control y la vigilancia absolutos sobre las operaciones financieras y estatutarias de la Junta Directiva, garantizando la transparencia y la correcta inversión de los recursos ante la Asamblea.

Reporta a: Asamblea General de Delegados.

Funciones Detalladas:

• Control Previo (Firma): Ejercer el derecho de veto sobre los gastos. asegurar que el gasto esté presupuestado y sea legítimo.

• Auditoría: Realizar auditorías periódicas (arqueos de caja, revisión de libros contables) a la Tesorería.

• Cumplimiento: Vigilar que la Junta Directiva cumpla los estatutos en sus decisiones.

• Informes a la Asamblea: Presentar un informe independiente ante la Asamblea General sobre la salud financiera de la Asociación.